気づいたらバラバラ!領収書のおすすめ保管方法3つ

気づいたらバラバラ!領収書のおすすめ保管方法3つ

領収書の整理できてますか?
日々の仕事に追われている中、気づいたら大量の領収書が手元にたまっているということはありませんか。「今日整理しよう」と思っても気づいたら一日終わって…「また明日」と繰り返しているうちに、期限がきてしまい大慌てで領収書の整理にとりかかる方も多いのではないでしょか。
領収書の整理は単純な仕事ではありますが、アナログ対応だからか、ついつい後回しなってしまいがちです。
でも、領収書の整理は経費精算には、必要不可欠な業務です。だから結局はやらなくてはいけないですよね。
後回しになってしまいがちな仕事こそ、ルール作りをすることが大切です。ルーチンワークにすることで、考えずに業務を行うことができるようになります。結果、領収書をためこんでしまうことは少なくなるでしょう。この記事では、領収書のおすすめ保管方法についてご紹介します。

領収書を保管する理由

領収書の保管は、手間がかかりますよね。なのになぜ保管しなくてはいけないか、理由をご存じでしょうか。領収書だけに限らず、事業に関わる書類(請求書、レシートなど)は、全て保管することが法律で義務付けられているからです。「でも誰が確認するの?」と疑問に思いませんか。「誰も確認しないから無くても大丈夫だよね…」とも思うかもしれません。
領収書など関連する書類の開示が必要になるのは、税務調査の時です。そのため領収書等は、事業に関するお金の流れを示すための証拠となります。なので、領収書等は企業にとってとても重要な資料です。

領収書、請求書等の保管期間

保管期限は、法人の場合と個人事業主の場合で異なります。
法人の場合は、原則7年間保管が必要。
個人事業主の場合、青色申告の場合の保管期間は7年、白色申告の場合は5年必要。
上記からわかる通り、領収書・請求書等の保管期限は長いです。そのため、ルールを作って保管することで、急な税務調査などにもスムーズに対応することが可能になります。
領収書の保管は長期で行うということを前提に保管ルールを検討すると良いでしょう。

おすすめ領収書の保管方法3つ

おすすめ領収書の保管方法を3つご紹介します。
自社の業務フローにマッチする方法を見つけることが重要です。企業であれば、7年間も同じ人が領収書の担当になることは考えづらいでしょう。そのため、引き継ぎやすく誰もが続けやすい方法を優先的に考えることが大切です。

ファイリングで保管

一つ目は、バインダータイプのファイリングの方法です。ファイリング保管は、企業で一番おすすめの領収書の保管方法になります。領収書の枚数は毎月異なるため、枚数を予測しづらいでしょう。また領収書ごとに大きさも異なります。そのため、バインダータイプのファイリングであれば、領収書の数に合わせて台紙の枚数を増やせます。そしてインデックスを使えば月ごとにも分けることが容易で、領収書の管理がしやすい方法と言えるでしょう。

ノートに貼って保管

二つ目は、領収書をノートにまとめる方法です。小規模の領収書が少ない企業向けの保管方法でしょう。領収書を保管するための専用ノートを用意します。年間ごとまたは月ごとなどでノートを分けることで領収書の管理が容易になります。しかし手に取る順番で貼っていたら領収書を確認しようと思った時に、領収書を探すの時大変です。そのため、定期的にノートに貼る作業をする日を決めて、日付順に貼ると良いでしょう。同じサイズのノートであれば保管もしやすく長期保管に適しています。

封筒で保管

3つ目は、月ごとに封筒に分けて保管する方法です。個人事業主などの領収書が少ない方向けの保管方法です。封筒に分けて保管するだけのため、今回ご紹介している3つの中で1番手間がかからない保管方法と言えます。しかし紛失などのリスクは一番高いと言える保管方法です。紛失を防ぐために、ホチキスやクリップなどを利用して領収書の紛失を防ぐと良いでしょう。また、将来的に過去領収書を確認することもあるため、月ごと、目的別など細かく分けて保管することで、領収書を探す手間が省くことができるでしょう。

まとめ

この記事では、領収書のおすすめ保管方法を3つご紹介しました。
・ファイリングで保管
・ノートに貼って保管
・封筒で保管
領収書管理に役立てそうな方法は、見つかりましたか。領収書は日々増えていき、7年間保管する必要があるため、保管場所も考えなくてはいけません。そのためできる限り、場所を取らず、管理しやすい方法を選ぶことが大切です。
また、長期保管する場合、感熱紙などは印字が消えてしまう可能性があります。そのため、万が一文字が消えたとしても、証拠として残せるようコピーやスキャンなどで記録を残しておくようにしましょう。
今後は、法改正により領収書も全て電子化保管される日も遠くはないと思います。方法は違えど領収書の管理は、経理の重要な仕事であることには変わりません。状況に合わせて、担当者の業務負担を減らせるよう、領収書保管のルールを考える必要があるでしょう。

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