【経理職あるある】数字が合わない時の対処法

経理職についていれば、間違いなく業務で会計ソフトに伝票を入力します。経理担当者は、社内で数字のプロというイメージを持たれることが多く間違いがないことが当たり前と考えられています。しかし、どんな経理担当者でも人間が手作業で会計ソフトに入力をしているので間違いは起こります。間違いがあるということを前提に他部門に提出する前に自部門で発見し間違いを直す習慣を作ることがとても大切です。

数字が合わず差異が出てしまう原因

しっかり確認していても差異が出てしまうこともあります。差異が出る原因はいろいろ
あります。代表的な差異の原因を6つご紹介します。

1.入力した金額の誤り
2.金額の入力漏れ　※普通預金に多いと思います
3.入力した金額の貸借を逆に入力してしまった
4.二重に伝票を入力した
5.入力した伝票を誤って削除してしまった
6.消費税の課税区分の誤り（課税対象なのに非課税にした、非課税なのに課税対象にしたなど）

数字差異原因の探し方

差異が出た原因をしらみつぶしに探したのでは時間がいくらあってもたりません。
ある程度差異の目星をつけて探す必要があります。差異が出た場合は、まず最初に差異の金額の確認をしてください。

差異の金額が大きい場合

自社の通常の取引を考え金額的に高いかどうか検討します。金額的に高いのであれば定例的に発生しない取引の入力金額に誤りがあると目星をつけれます。

貸借を逆に入力した場合

差異の金額を2で割ります。貸借を逆に入力していた場合差額は2倍になります。

216の倍数の場合

216円の倍数の場合は、振込手数料だと考えられます。なお、銀行の残高証明書を取得した月は残高証明書発行手数料の入力漏れが多くなるので注意してください。

普通預金の場合

普通預金は、月単位で合わせるのではなく日にち単位で合わせます。銀行の残高と会計ソフトの残高でいつの時点から残高が合っていないのか確認し、その日の入出金明細を確認します。

差異を出さないようにするためのチェックポイント

ほとんどの企業で月次決算を行なっており、毎月予算と実績の分析をしています。分析結果を他部署に提出する前にチェックしましょう。全部署の予算および先月実績と当月実績を比較します。明らかに金額が過大ないしは過小な勘定科目があったら原因の確認が必要になります。

また、計上日・解消日を記載した勘定科目明細を毎月作成することもおすすめです。少し手間が増えますが間違いの早期発見ができるようになります。
例えば、買掛金・未払金の支払期限が過ぎているのに支払がされていないということを把握できます。忙しく勘定科目明細を作成する余裕がないということであれば、主要勘定科目の補助元帳で確認します。おすすめのチェック方法は、会計ソフトから主要勘定科目の補助残高csvを抽出する方法です。なぜなら抽出したファイルは、フィルタをかけたり、色をつけられる等の加工ができるためです。

さいごに

経理が作成した数字データを基に会社は経営判断を行う重要な指標になるためとても重要な資料となります。資料に間違いがあると経営判断を誤ってしまう可能性があるためです。そのため経理担当者が作成する書類は慎重に作成する必要があります。
特に決算時に数字の誤りを発見した場合、一年前や半年前の伝票の確認を行おうことになります。記憶があいまいで困難ですし、業務負担も増えます。そのため毎月確実に数字の入力、チェック、数字の疑問を解決していくことで決算資料の作成をスムーズにすることができます。ダブルチェックの重要性も書いていますが、「念には念を」ということで最終的には自分でチェックするという意識を持つことが大切です。