基礎知識 2018.05.07 2018.06.27 keirikaikei

経理に必要な「管理」について

経理は、経営に必要な適正な数値をだすということ以外に会社のお金や資産を管理して守る大切な役割がある部署でもあります。

守ると書くと、大げさに聞こえるかもしれません。実際現金のほどんどは銀行に預けてあり、資産も簡単に持ち出せるようなものは少ないでしょう。
守るのは警備員の仕事？とも思いますよね。
経理担当者の守るということについて会社規模で考えるとわかりづらいですが、自分のお金を守ると考えるとどうでしょうか。
お財布を安全なところで保管するのも守るの一つでしょう。それ以外に自分のお金が無くならないよう、一定のお金を貯金していませんか。
貯金するために月々の収入と支出を考えどれぐらいお金を使えるのかとアプリを使ったり独自に管理してるかたもいると思います。自分のお金の場合は、管理することで守っていることになります。
自分のお金を守り・管理するという考えを会社に置き換えてみると、「管理」が必要であることがわかっていただけるでしょう。
この記事では、経理に必要な「○○の管理」について説明します。

資金管理

まず最初に資金管理について説明します。

現金

経理担当者は、現金を取り扱います。例えば通常業務のなかで現金を仮払いで渡して、後日精算とすることがあります。
仮払いされた金額をしっかり管理していないと、気づくと金庫にある現金と帳簿上の現金残高が一致しなくなってしまう恐れがあります。
一致しない原因が記録漏れであれば大ごとになることもなく解決するでしょう。しかし最悪のケースで現金が一致しない原因に考えられるのが横領です。
もし、あなたが一生懸命に仕事をしているのに横領を疑われたら悲しくありませんか。そのような事態にならぬよう現金管理は必要です。

現金管理を考えるとき、自分のお財布で考えてみるとわかりやすくなるでしょう。例えば、昨日お金を銀行から1万円引き出したのに今朝財布をみたら2千円しか残っていなかったら、何に使ったか考えませんか。
または何に使ったか明確にわかりますよね。
もし大きく一致しなかった場合、盗まれたことを疑いますよね。会社も一緒です。帳簿上の現金と実際にある金額が異なれば、差異の原因を探し、理由が判明しなかったら横領を疑う場合もあります。

現金管理の方法は、
1）現金の入出金がある場合、すぐに会計システムに伝票を入力する。あわせて必ず実査を行う。
2）実査時は2人以上で行う。（現金出納担当以外のメンバーとダブルチェック）
上記、1）、2）を行えば差異が出た場合、原因がすぐに発見できます。

現金に関する補足になりますが「領収書の管理」も大切です。領収書を使っても不正ができてしまいます。例えば領収書の宛先に支払っていないのに、支払ったことにして横領することが考えられるため、領収書を連番管理をしたり、領主書を書損じした場合は使用できないように処理することです。

預金

多くの企業では、銀行口座を2つ以上持っているでしょう。入金口座、支払口座として使用用途を分けて利用しているケースが多いと思います。またはもっと細かく口座を分けているかもしれません。
例えば支払い口座の残高が少ない場合、月中に支払う源泉税や給与支払い時に支払いが遅れてしまったり、口座引落に設定している支払いができないケースが発生します。支払いなどが遅れると会社の信用問題になってしまいます。
そのため、残高不足などにならぬよう預金の残高は常に把握しておき必要に応じて資金移動をする必要があります。

預金についても自分の銀行口座で考えてみてください。クレジットカード請求金額と銀行口座の残高を確認するかと思います。会社での預金管理も同様の考え方です。

預金に関しての補足になりますが、「資金繰り」がとても大切です。方法は会社によって異なりますが月次、日次と作成方法があります。資金繰りではいつ、どれだけの資金が必要なのか、いくら不足するのか、を把握することが目的で作られます。
万が一資金が足りないという時には資金調達が必要です。資金調達は、今日依頼して明日すぐに入金されるものではありません。前もって資金調達を準備するためにも資金繰りはとても重要です。資金繰り計画をすることで、いつの時点でいくらの支払いがあるのか把握できます。

売掛金管理

売掛金管理についてご説明します。
会社での支払いが現金払いならば売掛金などの管理は必要ありません。しかし多くの会社は掛販売を行なっていると思います。掛販売の場合、売上計上から入金までタイムラグが発生します。
売掛金管理は会社にとってとても重要です。なぜなら先ほどご説明した資金繰りでも売掛金の入金を考えて計画しています。万が一売掛金の回収ができなかった場合、資金不足になり借入金を検討する必要が出てくる可能性があります。もし借入をした場合は不要な利息を払わなくてはいけません。そのため売掛金がいくら残っていて、いつまでに回収できるかという売掛金管理は会社にとって大切であることをご理解いただけるでしょう。

売掛金の回収は、契約時に回収サイトが決まっています。または、請求書に支払期日を明記しているでしょう。
万が一売掛金お入金が確認できない場合以下のようなケースが考えられます
・先方の資金繰りがうまくいかず倒産寸前のため回収不可能
・請求書を紛失　など
もし回収見込みが立てられない場合は、貸倒引当金や貸倒損失を計上する必要があります。売掛金の回収ができない会社が定期的に発生場合は会社の与信方法を見直す必要があります。
極端な説明ですが、企業は売上がなくても倒産はしませんが、資金が尽きたら倒産してしまいます。資金回収の方法の一つが売掛金です。そのため売掛金管理は資金を円滑に回すためにもとても重要と言えるでしょう。

また会社によっては、売掛金を会計ソフトとは別の管理（商奉行や自社システム等）で管理している場合もあるでしょう。会計ソフトまたはその他のシステムの場合でも売掛金勘定と対になる売上計上を確認してください。
もし入金予定日を過ぎて入金が確認できず、売掛金の消し込みができない場合は、必ず上長、営業担当者に伝え指示もらうようにしましょう。

買掛金管理

買掛金管理について説明します。
支払いは、会社の信用につながります。そのため期日は絶対に守って支払いをする必要があります。万が一支払いを失念したり、請求書を紛失してしまった場合には支払いが遅延することになります。
支払いが遅れることを自分で気づき先方に事情を説明できれば良いのですが、先方から督促の連絡で気づくという事態になれば会社の信用は失ってしまいます。最初に説明した通り経理は会社を守る立場のポジションです。支払いの遅延などはあってはならないこと。そのために買掛金管理を怠らずにやる必要があります。

多くの会社では、買掛金の支払いの際、預金または小切手で支払いされているでしょう。月次決算にて現金勘定、預金勘定の金額は実際の数字に合わせると思います。
預金勘定に関わる伝票を入力し終わった際、買掛金の補助元帳を確認する習慣をつけましょう。支払サイトを過ぎて残っている残高があれば支払いが遅れている可能性があります。または、仕訳が誤っている可能性も考えられます。

在庫管理

在庫管理について説明します。
在庫とは販売していない完成品や部品のことを言います。また、貯蔵品とは商品券やQUOカードなどのことです。
在庫は、受払表で管理をしているはずですが、定期的に実地の棚卸しを行い、現物があるか確認が必要です。実地の確認を怠ると現物が無いものを貸借対照表に計上してしまう、ということが起こり得ます。
また、受払表と現物に差異がある場合、誰かが勝手に持ち出して横流ししているという可能性も考えられます。横流などが起きないように在庫管理しているということは他部署の人にもわかるようアピールすることが横流を未然に防ぐことにつながります。
そのため在庫に差異が出た場合は、なぜ差異が出てしまったのか原因を追求するようにしてください。

固定資産管理

固定資産管理について説明します。
固定資産とは、会社から社員へ支給されているPC等の備品や社用車などです。備品など小さいものが売却や除却などをした際に、経理まで報告があれば固定資産台帳に反映できますが、報告が無い場合には、実際は無い資産が貸借対照表に計上することになります。
実際に無いものが固定資産として計上されることは問題です。
そのため固定資産管理は重要です。
固定資産の管理方法は、固定資産の実地棚卸しがあります。
実地棚卸しとは固定資産台帳に書かれている現物を実際に目であることを確認することです。
固定資産台帳には現物があるとされているが、実際に存在しない資産がある場合、固定資産台帳を修正します。
修正する際なぜそのようなことになったのか原因を調査してください。
売却の場合は、入金があるため入出金を確認すると良いでしょう。しかし除却の場合は入出金を見ても分かりません。そのため除却の報告がこないとうことに問題があります。
内部統制に問題がある可能性も含め調査が必要です。
売却・除却した固定資産を管理するために、固定資産を購入した時点で固定資産コード等が管理できるようラベルなどを貼り付けておくと良いでしょう。

経費管理

経費管理について説明します。
請求書や領収書があれば、不正の入る余地はないと思いがちですがそうとは言い切れません。同僚を疑うのはよくありませんが、経理担当者は会社のお金を守る立場にあるので
不正が行われ他の社員が不利益になることは防がなくてはいけません。
そのため経費管理も怠らずに行う必要があります。具体的な勘定科目の例は交際費、福利厚生費や旅費交通費です。
・交際費：取引先との接待時の費用
・福利厚生費：特に社内の人間との交流会等の費用
交際費、福利厚生費の不正としては、取引先や社内の人間と食事に行っていないという場合があったり、一定額以上は稟議で決裁が必要な場合は領収書を複数枚にして稟議を通そうとする人もいたりいます。
そのため不正が行われ無いよう領収書の日付、金額、場所、参加者等を確認するルールを作ると良いでしょう。
・旅費交通費：出張等で外出した際の立替
実際には訪問していないのに立替として申請をしたり、あえて遠回りの金額で申請していることも考えられます。立場は関係なく旅費交通費の場合はランダムにでも経路、金額を確認するようにすると良いでしょう。慣れてくると交通費が明らかにおかしい場合は一目でわかるようになります。経費については、月次決算時に前月対比や前年度対比での確認も重要です。前月や前年度と比較して明らかに金額が跳ね上がっていたら疑問を持ち自分で調査、上長に確認するようにしてください。

まとめ

こちらの記事では、経理担当者にとって必要な「○○管理」について説明させていただきました。いかがだったでしょうか。この記事では、以下の6つについて説明させていただきました。
・資金管理
・売掛金管理
・買掛金管理
・在庫管理
・固定資産管理
・経費管理
管理と聞くと難しいと感じたり手間と思うかもしれません。しかし、何度も書いてきた通り経理は会社のお金を守る重要な仕事を任されています。また残念なことに横領などが見つかった場合一番最初に疑われてしまうのか経理担当者でもあります。
そのため自分を守るという意味でも管理することを習慣化すると良いでしょう、

自分のお金、モノだと考えるとできる気がしませんか。会社によって管理方法があると思いますので、自分の身を守るためにも管理はしっかりしてください。自分を守るためにもダブルチェックを行うようにしてください。また、規定（経理規定、固定資産管理規定等）が存在しない場合、作成するようにしてください。

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